TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis dan KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI "
Nama : ALVIAN HENDRI PRATAMA PUTRA
NPM : 10214897
KELAS : 4EA39
BEKASI
2017
Peran Komunikasi dalam Dunia Bisnis
· Peranan Komunikasi dalam bisnis
Keberhasilan
komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan
pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan
pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan,
perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi
organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis
dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih
mudah dan jelas.
Secara
empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan
dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya
diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu
yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus
dipraktikkan.
Hasil
studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa
kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor
personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau
mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan
berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM
karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat
diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Keberhasilan
komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam
komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis
komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
1. Persepsi
Komunikator
harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Keberhasilan
Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah
satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi
dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan
komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain,
pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan
adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan
karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan
komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang
dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang
menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk
kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar
komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat,Biaya. Faktor biaya menjadi salah
satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
· Tujuan dari komunikasi dalam bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi
bisnis yaitu :
1. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain,
contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang diharapkan,
maka dia memasang iklan melalui mass media, memasang website/situs di jalur
internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat
dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan
dipilih dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan
internal perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store
memasang tulisan diskon besar-besaran pada produknya.
2. Memberi Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah
memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan
penegasan konfirmasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar
kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa
dirugikan.
3. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah
melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang
lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah
melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan
teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media
telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat
elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting
artinya dalam pererat kerjasama bisnis.
· Umpan balik dan bentuk-bentuknya
Dalam
melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh.
2 manfaat tersebut adalah;
1.
Manfaat Eksternal
Komunikasi
bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam
keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di
mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang
disusun secara profesional dapat meningkatkan citra perusahaan.
Komunikasi
bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita
perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.
2.
Manfaat Internal
Kemampuan
berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.
8
hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif;
a).
Kemampuan bekerja keras
b).
Kemampuan manajemen
c).
Kepercayaan diri
d).
Kemempuan mengambil keputusan yang sehat
e).
Latar belakang akademis
f).
Mempunyai ambisi untuk maju
g).
Kemampuan berkomunikasi secara efektif
h).
Berpenampilan menarik
· Kesalah pahaman dalam berkomunikasi
Komunikasi
seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor
kesalahpahaman yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi
dalam 3 jenis sebagai berikut :
1. Hambatan
Teknis
Hambatan
jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2. Hambatan
Semantik
Gangguan
semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara
efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat
bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari miss komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan
Manusiawi
Hambatan
jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang
yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut
Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup hambatan yang berasal dari perbedaan
individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status,
keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi. Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial
dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.
Singkatnya
ada lima hambatan dalam komunikasi, yaitu :
1. Jenis
Kelamin
2. Usia
3. Budaya
4. Pekerjaan
5. Waktu
· Memperbaiki komunikasi dalam
organisasi
Untuk
dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa
persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas,
pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan
memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat
satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan
gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah
upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
Beberapa
hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:
1. Mendorong
iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan
2. Menyederhanakan
struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
3. Mempromosikan
komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide
4. Membuat
pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang
5. Membuat
saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan
Komunikasi dalam organisasi
· Pola komunikasi bisnis
Secara umum pola
kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran
(Purwanto,2006:40-45), yaitu :
a. Saluran Komunikasi
Formal
Dalam struktur
organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam
posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan
wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer
kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
1.
Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi
dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk
perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan
sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan
pokok yaitu:
·
Memberikan pengarahan atau instruksi
kerja tertentu,
·
Memberikan informasi kenapa pekerjaan
itu harus dilaksanakan,
·
Memberikan informasi tentang prosedur
dan praktik organisasional,
·
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja
kepada para karyawan,
·
Menyajikan informasi mengenai aspek
ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang
ingin dicapai.
2. Komunikasi
dari bawah ke atas
Atau
disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari
bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para
karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3.
Komunikasi Horizontal
Atau
horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar.
4.
Komunikasi Diagonal
Atau
diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)
organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi,
antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga,
anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala
mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada
dalam organisasinya
· Mengelola komunikasi bisnis
Ada
2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1. Penanganan
pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk
dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu
memperhatikan hal berikut ini:
1. Mengurangi
jumlah pesan
2. Instruksi
yang jelas
3. Mendelegasikan
tanggung jawab
4. Melatih
petugas
2. Penanganan
Krisis Komunikasi
Cara
penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain.
Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh
terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam
kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam
komunikasi yaitu:
1. Bersikap
diam, tidak mengatakan sesuatu, atau
2.
Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun,
beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan
menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan
cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada
public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama,
perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu
hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar
pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam
artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam
kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan
inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
· Masalah komunikasi dalam organisasi
Fakor hambatan
yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis,
yaitu:
1. Hambatan
Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih
efisien.
2. Hambatan
Semantik
Gangguan
ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara
efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan
lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3.
Hambatan
Manusiawi
Hambatan
ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden
dan Sherman, hambatan ini mencakup :
1. Hambatan
yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi,
umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi,
dan penyaringan informasi.
2. Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial
dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari
aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak
pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
Dalam
lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang
ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen.
Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai
pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau
informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan
organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar
pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain
bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan
atau kegiatan.
Dalam
proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan
berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar
belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau
informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan
7 C, yaitu :
1. Completeness
(Lengkap)
Suatu pesan atau
informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan
agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan
pengirim pesan.
2. Conciseness
(Singkat)
Suatu pesan dikatakan
concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin
(singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan
gagasannya.
3. Consideration
(Pertimbangan)
Penyampaian pesan
hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima
pesan.
4.
Concreteness (Konkrit)
Penyampaian pesan
hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
5.
Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya
disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan
serta memiliki makna yang jelas.
6.
Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan
dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam
komunikasi bisnis.
7.
Correctness (Ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat
dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar
(formal atau resmi).
Sumber
:
