TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS TUGAS KE 2 PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS DAN TUGAS KE 3 PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS DAN PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

Nama : ALVIAN HENDRI PRATAMA PUTRA 

NPM : 10214897

KELAS : 4EA39

BEKASI

2017

TUGAS KE 2. PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN –PESAN BISNIS

-          PENGORGANISASIAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

1.      Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :

·         Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

·         Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

·         Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

2.      Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:

1.      Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

2.      Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :

1.      Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.

2.      Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

3.      Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.

4.      Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

-          PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.

·         Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

·         Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

·         Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

-          MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Tiga Jenis Kalimat

Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung

Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan  klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

Sumber: 

https://cucusarnika95.wordpress.com/2016/06/06/bab-vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/

TUGAS KE 3 PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

-          Pengertian dan jenis laporan bisnis

Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective Business Communications", laporan bisnis (business reports) dapat didefinisikan sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya "Business Communications" mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun secara sistematis, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dibedakan atas dasar formalitas dan panjang laporan. Berdasarkan penggolongan ini, laporan dapat berbentuk informal (laporan singkat/short reports) yang meliputi laporan memorandum, laporan surat dan laporan cetak atau formal (laporan panjang/long reports).

Laporan Bisnis adalah laporan yang  digunakan untuk memberikan atau menyajikan informasi yang dapat membantu perusahaan tersebut di masa yang lalu atau mendatang untuk mencapai suatu bisnis .laporan bisnis meliiputi kejaddian ,kondisi,mutu,perkembangan ,hasil,produk,masalah atau saran pemecahan.

Jenis Laporan :

- Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

- Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.

- Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.

- Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

-          Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis

1.      Pendahuluan

Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:

1. Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan

2. Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.

3. Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.

4. Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis

5. Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan

6. Metodologi : metode pengumpulan informasi

7. Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.

8. Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.

9. Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan

10. Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia

11. Rekomendasi

Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.

2.      Teks/isi

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.

3.      Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

4.      Rangkuman

Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.

5.      Kesimpulan

Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis

6.      Rekomendasi

Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.

-          Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

1. Cara menyususn tubuh laporan     

a. Cara deduktif/langsung: menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.

b. Cara induktif: menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok dan kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.

       2. Cara menyusun teks laporan

a. Membuat topik-topik atau kriteria

b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian

c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat

d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabetis

f.  Menyusun urutan tingkat familiaritas

g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan

h. Pemecahan masalah

3. Metode outline

a. Jenis-jenis judul

 - Judul topik: judul yang paling umum, dapat terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frasa singkat.

 - Judul kalimat lengkap: selalu mencakup subjek dan predikat.

 - Judul kalimat imperatif: dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek.

 - Judul variant: biasanya dimulai dengan participle.

b. Format outline

 - Outline singkat/pendek: terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.

 - Outline panjang: dapat menggunakan kombinasi huruf dan angka, sistem desimal, atau kombinasi angka dan huruf.

c. Paralelisme dalam judul

-          Penulisan laporan singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Biasanya laporan singkat berbentuk memo atau surat sepanjang satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak). Karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman, laporan ssingkat lebih menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup. Di samping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting laporan formal, antara lain:

- Gunakan gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

- Gunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan.

- Gunakan judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

- Gunakan format memo atau surat.

-          Membuat laporan bisnis yang baik

Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:

1. Informasi yang akurat

- Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkrit.

- Laporkan semua fakta yang relevan.

- Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

- Berikan bukti-bukti yang mendukung kesimpulan.

- Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.

- Jaga bias pribadi dalam suatu laporan.

2. Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis

3. Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca

Sumber: http://yuliaacahya.blogspot.co.id/2016/06/bab-8-perencanaan-laporan-bisnis.html

Tugas Softskill Komunikasi Bisnis " Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis Dan KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI"

TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis  dan KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI "

Nama : ALVIAN HENDRI PRATAMA PUTRA 

NPM : 10214897

KELAS : 4EA39

BEKASI

2017

Peran Komunikasi dalam Dunia Bisnis

·      Peranan Komunikasi dalam bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu  organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah  diserap dan dipahami jika  sesuatu tersebut  diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002).  Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1.      Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.      Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat,Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

·      Tujuan dari komunikasi dalam bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

1. Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka dia memasang iklan melalui mass media, memasang website/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan diskon besar-besaran pada produknya.

2. Memberi Persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.

3. Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerjasama bisnis.

·     Umpan balik dan bentuk-bentuknya

Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh. 2 manfaat tersebut adalah;

1.      Manfaat Eksternal

Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif  dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dapat meningkatkan citra perusahaan.

Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

2.      Manfaat Internal

Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.

8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif;

a). Kemampuan bekerja keras

b). Kemampuan manajemen

c). Kepercayaan diri

d). Kemempuan mengambil keputusan yang sehat

e). Latar belakang akademis

f). Mempunyai ambisi untuk maju

g). Kemampuan berkomunikasi secara efektif

h). Berpenampilan menarik

·      Kesalah pahaman dalam berkomunikasi

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor kesalahpahaman yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

1.      Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.      Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari miss komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.      Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.

Singkatnya ada lima hambatan dalam komunikasi, yaitu :

1.      Jenis Kelamin

2.      Usia

3.      Budaya

4.      Pekerjaan

5.      Waktu

·      Memperbaiki komunikasi dalam organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1.      Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2.      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3.      Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:

1.      Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan

2.      Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat

3.      Mempromosikan komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide

4.      Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang

5.      Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

Komunikasi dalam organisasi

·      Pola komunikasi bisnis

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

a. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1.      Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

·         Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

·         Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

·         Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

·         Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

·         Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2.      Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3.      Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4.      Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya

·      Mengelola komunikasi bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1.      Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

1.      Mengurangi jumlah pesan

2.      Instruksi yang jelas

3.      Mendelegasikan tanggung jawab

4.      Melatih petugas

2.      Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

·      Masalah komunikasi dalam organisasi

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1.      Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.      Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.      Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

1.      Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

2.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1.      Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2.      Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

3.      Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

4.      Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

5.      Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6.      Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

7.      Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).

Sumber :

http://groupof3.blogspot.com/2013/12/tujuan-manfaat-komunikasi-bisnis.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_bisnis

https://reviindah.wordpress.com/2015/03/16/ii-peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/mengelola-komunikasi-bisnis/

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/masalah-komunikasi-dalam-organisasi/