TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN
BISNIS DAN
Nama : ALVIAN HENDRI PRATAMA PUTRA
NPM : 10214897
KELAS : 4EA39
BEKASI
2017
TUGAS KE 2. PENGORGANISASIAN DAN
REVISI PESAN –PESAN BISNIS
-
PENGORGANISASIAN
MELALUI OUTLINE
Pada
dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan
ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan
dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan
apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh
setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki
suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat,
audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai
sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat,
atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi
materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin
penting tahap pertama ini.
Apabila
pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan
dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan
transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola
piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan
ke dalam tiga golongan, yaitu :
·
Mulailah dengan ide pokok
Ide
pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu
pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal
apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan
yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
·
Nyatakan poin-poin pendukung yang
penting
Setelah
menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun
poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
·
Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan
ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan,
semakin baik outline yang dibuat.
2. Menentukan
urutan dengan rencana organisional
Setelah
selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah
menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian
materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
1. Pendekatan
langsung
Pendekatan
langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide
pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
2. Pendekatan
tidak langsung
Sering
disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul
terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua
pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan
surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk
menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap
maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis
terlebih dahulu.
Secara
umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai
hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan
disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik
digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif,
gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif,
gunakanlah pendekatan tak langsung
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok
diantara bebagai model berikut :
1. Direct
request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok
menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
2. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
3. Pesan-pesan
bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
4. Pesan-pesan
persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
-
PEMILIHAN
KATA YANG TEPAT
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan
kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat.
Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain
dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
·
Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan
bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah
dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya
mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
·
Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata
yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat,
selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang
disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa
yang baik dan benar.
·
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai
pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan
kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam.
Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian
pesan-pesan bisnis.
-
MEMBUAT
KALIMAT YANG EFEKTIF
Penyusunan
kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang
perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan
susunan dan kelogisan.
Tiga
Jenis Kalimat
Kalimat Sederhana: Suatu
kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung
Kalimat Majemuk: Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri
atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa
yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
Kalimat Kompleks: Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagian anak kalimat.
Sumber:
TUGAS
KE 3 PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
-
Pengertian
dan jenis laporan bisnis
Menurut
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective
Business Communications", laporan bisnis (business reports) dapat
didefinisikan sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang
atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam
bukunya "Business Communications" mendefinisikan laporan bisnis
sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun secara sistematis, yang
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah. Menurut jenis atau penampilannya, suatu
laporan dibedakan atas dasar formalitas dan panjang laporan. Berdasarkan
penggolongan ini, laporan dapat berbentuk informal (laporan singkat/short
reports) yang meliputi laporan memorandum, laporan surat dan laporan cetak atau
formal (laporan panjang/long reports).
Laporan
Bisnis adalah laporan yang digunakan untuk memberikan atau menyajikan
informasi yang dapat membantu perusahaan tersebut di masa yang lalu atau
mendatang untuk mencapai suatu bisnis .laporan bisnis meliiputi kejaddian
,kondisi,mutu,perkembangan ,hasil,produk,masalah atau saran pemecahan.
Jenis
Laporan :
-
Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan
kepada, dari, subjek, dan tanggal.
-
Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang
di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
-
Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi,
dan baris-baris kosong.
-
Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
-
Bagian
Pokok Dalam Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam
hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
1.
Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
2.
Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di
bahas.
3.
Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan
laporan bisnis disampaikan.
4.
Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis
5.
Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
6.
Metodologi : metode pengumpulan informasi
7.
Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
8.
Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang
maka,wajib disampaikan.
9.
Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
10.
Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
11.
Rekomendasi
Untuk
laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua
paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan
ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat
dimengerti.
3. Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
4. Rangkuman
Berisi
ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang
penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.
5. Kesimpulan
Berisi
evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat
pribadi kita sebagai penulis
6. Rekomendasi
Menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
-
Pengorganisasian
isi dalam laporan bisnis
1.
Cara menyususn tubuh laporan
a.
Cara deduktif/langsung: menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum menjelaskan
hal-hal yang rinci.
b.
Cara induktif: menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok dan
kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.
2. Cara menyusun teks laporan
a.
Membuat topik-topik atau kriteria
b.
Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
c.
Mendeskripsikan lokasi atau tempat
d.
Menjelaskan suatu proses atau prosedur
e.
Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabetis
f.
Menyusun urutan tingkat familiaritas
g.
Menyusun sumber-sumber yang digunakan
h.
Pemecahan masalah
3.
Metode outline
a.
Jenis-jenis judul
-
Judul topik: judul yang paling umum, dapat terdiri atas kata tunggal (kata
benda), beberapa kata, atau frasa singkat.
-
Judul kalimat lengkap: selalu mencakup subjek dan predikat.
-
Judul kalimat imperatif: dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki
subjek.
-
Judul variant: biasanya dimulai dengan participle.
b.
Format outline
-
Outline singkat/pendek: terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih
baik diatur dalam format yang sederhana.
-
Outline panjang: dapat menggunakan kombinasi huruf dan angka, sistem desimal,
atau kombinasi angka dan huruf.
c.
Paralelisme dalam judul
-
Penulisan
laporan singkat
Kebanyakan
laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Biasanya laporan singkat berbentuk memo
atau surat sepanjang satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam
dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti halaman judul,
surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak). Karena hanya terdiri
atas satu atau dua halaman, laporan ssingkat lebih menekankan pada body atau
tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.
Di samping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen
penting laporan formal, antara lain:
-
Gunakan gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama
atau kedua.
-
Gunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan.
-
Gunakan judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
-
Gunakan format memo atau surat.
-
Membuat
laporan bisnis yang baik
Laporan
bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
1.
Informasi yang akurat
-
Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkrit.
-
Laporkan semua fakta yang relevan.
-
Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
-
Berikan bukti-bukti yang mendukung kesimpulan.
-
Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
-
Jaga bias pribadi dalam suatu laporan.
2.
Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
3.
Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca
